突然ですが、わたし、メールの返信がずっと苦手なんです。
「苦手」といっても、書けないわけじゃないんです。でも、すごく時間がかかる。「この言い方で大丈夫かな」「少し冷たく聞こえないかな」「そもそも、このメールって今日中に返さないといけないんだっけ」……
そうやってぐるぐるしているうちに、気づいたら30分経ってた、みたいなことがよくありました。
育休から復帰して、時短勤務になってからは、それがよりしんどくなっていって。
時間がないのに、メール1本に消耗していた
職場復帰してからのわたしの1日は、文字どおりぎゅうぎゅうの圧縮業務です。
保育園の送迎があるから、始業時間と終業時間は動かせない。
その間にやらないといけない仕事は、育休前とそんなに変わらなかったりする。
だから、1分1分がほんとうに貴重で。
それなのに、1通のメールに15分、20分と取られてしまうことがよくあって。
しかも、そのあと「あの返信、大丈夫だったかな」ってまた考えたりして。
精神的にじわじわと疲弊していくんですよね。
「苦手なことに時間とエネルギーを使いすぎている」とは薄々わかっていたんです。
でも、じゃあどうするか、という答えがなくて、ずっとそのままにしていました。
AIを使ってみようと思ったきっかけ
転機になったのは、家事でAIを使い始めたことでした。
夕飯の献立を丸投げしてみたり、保育園グッズの名前付けリストを作ってもらったり。
最初は「こんなことに使っていいのかな」と思っていたけれど、やってみたら想像以上に助かって。
そのとき、ふと思ったんです。「これ、仕事のメールにも使えるんじゃないかな」と。
考えてみたら、メールの返信って、わたしが苦手なことの塊なんです。
適切な敬語、相手との関係性に合ったトーン、用件を過不足なく伝える構成……
どれも「正解があいまいで、考えすぎてしまうもの」。
それをAIに手伝ってもらえたら、もしかして楽になるかもって。
実際にやってみた
はじめて試したのは、取引先の方への日程調整メールでした。
相手から「来週、打ち合わせの日程はどうですか？」と聞かれていて、
わたしはその週の後半なら空いている状況。
いつもならここで「どんな言い方が自然かな」「何曜日から提案すればいいかな」と悩み始めるんですが、このときはまずAIに投げてみることにしました。
入力したのは、こんな感じです。
「取引先の方から日程調整のメールが来ています。わたしは今週の木・金が空いています。丁寧で自然なビジネスメールの返信を書いてください」
するとすぐに、ちゃんとした返信の下書きが出てきました。
読んでみると、「あ、こういう言い方があるんだ」という発見があったり、「もう少し柔らかくしたい」と思って微調整したり。最終的に送信したのは、AIの下書きをベースにわたしが少し手を加えたものでしたが、
所要時間は5分もかからなかった気がします。
それまでの15〜20分が、5分以内に。
この感覚、なんかちょっと泣けてきました。今まで悩みすぎていた時間は何だったのか…
やってみてわかったこと
何度か続けてみて、気づいたことがあります。
AIに下書きをお願いするとき、わたしは「自分が何を伝えたいか」を整理しなければならない。
相手は誰で、何を聞かれていて、自分はどう答えたいのか。
それを言語化してAIに渡す、その作業が、実はわたし自身の思考を整理することになっていたんです。
以前は「メールを書く」ことに頭のリソースのほとんどを使っていたけれど、
今は「何を伝えるか」にだけ集中できる感じ。それが、すごく楽なんですよね。
「下書きを作ってもらうなんてズルいかな」という気持ちも、最初は少しありました。
でも、送信前にちゃんと自分で読んで、必要な部分を直して、自分の言葉に整えて送っている。
それって、別にズルじゃないな、と今は思っています。
道具を使って、うまく仕事をする。それでいいんじゃないかな、って。
今のわたしの使い方
毎回AIに頼むわけじゃないです。
慣れた相手への短い連絡は、普通に自分で書きます。
AIに下書きをお願いするのは、こんなときが多い気がします。
- 久しぶりに連絡する相手へのメール
- 少し複雑な内容（お断りとか、調整が必要なこととか）
- 書き始めてから「どう続けようか」と詰まったとき
詰まったとき、に使うのが特に助かっています。「どう書けばいいんだろう」でフリーズするのが一番時間のロスだったので。ちょっとしたたたき台があるだけで、するっと書き進められるようになりました。
最後に
「苦手なことをなくす」のは難しいけど、「苦手なことに消耗しすぎない」方法は、
意外と近くにあるのかもしれない、と思うようになりました。
メールが苦手、文章を考えるのが億劫、返信を後回しにしてしまう……
そういう自覚がある方に、一度試してほしいなと思います。
「ズルいかも」という気持ちは、使い始めてしばらくしたら、たぶん薄れていきます。
道具を使いこなすことも、立派なスキルだから。
あなたの毎日が、少しだけ軽くなりますように。
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